前回はタイムスケジュールをノートに書き込み、長い時間かかっている作業や無駄な作業を見つける、という話をしました。

今回は急ぐ・急がない・重要・重要じゃないというマトリックスで仕事を切り取り、無駄な作業を見つける方法を紹介します。


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4つのマトリックスでやらなくてもいい仕事を見つける

七つの習慣という本に四つのマトリックスが出てきます。

緊急度と重要度の4つの事象で区切るものです。

以下のようなものになります。

  1. 緊急度が低く、重要度が低い
  2. 緊急度が高く、重要度が低い
  3. 緊急度が高く、重要度が高い
  4. 緊急度が低く、重要度が高い

上記のような4つです。

イトーヨーカ堂の創業者の伊藤雅俊さんは「前始末」という言葉を使っています。

1.緊急度が低く、重要度が低い

上記のマトリックスに照らし合わせ、一度仕事を振り返る必要があります。

忙しがっているだけの人は、やってもあまり利益に貢献しないような仕事まで一生懸命になってやっています。

これが大きな間違い。

基準は利益に貢献するか・しないか。

この基準に照らし合わせ、かかる時間の割に利益にならないものは大胆にやめていくです。

とはいっても、やめていいのかどうか迷うものです。

その時は「とりあえずやめてみる」ことをお薦めします。

これ、意外と効果があるんです。

やめたら、何の支障もなく仕事が回った、別に売り上げは落ちなかった、など、目から鱗が落ちることがたびたびあります。

自分も数々の昔から続く伝統の作業を「とりあえずやめて」きました。

その結果、今ではそれが社内のスタンダードとなっていることも多々あります
もちろん最初は抵抗されましたけどね。

営業活動にしても「ハッピーコール」とよばれるお客さん回り(特に用事もないのにお客さんのところへ顔を出すこと)を減らしたのですが、それほど売上は変わりませ
んよ。
それはこまめな電話に置き換えたほうがいいと思います。

移動の時間ってものすごくかかっているんです。外回りといってもプレゼンをしていた時間は正味2時間くらい。あとの3時間は移動、ということはしょっちゅうです。

人件費から見てみると、移動に給料を払っているようなものです。
ハッピーコールをなくすとこのコストが下がります。

ただ、そこはうまくやらないとお客さんとの親密度が下がり、重大なクレームなどが発生しやすい温床となります。

冒頭で紹介した集中すべき「急がないが重要な仕事」がお客さんとの親密度だとするなら、そこは工夫する必要があります。

余談ですが、昔、信長の野望というゲームがありました。このゲームではまめに部下に贈り物などをしないと忠誠心が下がったのです。

このゲームの考え方はお客さんにあてはめるととても面白いです。あるいは会社経営にあてはめても面白いです。

なにせほっとけばロジックでコンピュータの部下がどんどん自分から離れていきますから。
コンピューターは人間と違って我慢してくれませんから、わかりやすいのでこのゲームはマネジメント・営業などの訓練になります。