前回はタイムスケジュールをノートに書き込み、長い時間かかっている作業や無駄な作業を見つける、という話をしました。
今回は急ぐ・急がない・重要・重要じゃないというマトリックスで仕事を切り取り、無駄な作業を見つける方法を紹介します。
4つのマトリックスでやらなくてもいい仕事を見つける
七つの習慣という本に四つのマトリックスが出てきます。
緊急度と重要度の4つの事象で区切るものです。
以下のようなものになります。
- 緊急度が低く、重要度が低い
- 緊急度が高く、重要度が低い
- 緊急度が高く、重要度が高い
- 緊急度が低く、重要度が高い
上記のような4つです。
イトーヨーカ堂の創業者の伊藤雅俊さんは「前始末」という言葉を使っています。
1.緊急度が低く、重要度が低い
上記のマトリックスに照らし合わせ、
忙しがっているだけの人は、
これが大きな間違い。
基準は利益に貢献するか・しないか。
この基準に照らし合わせ、
とはいっても、やめていいのかどうか迷うものです。
その時は「とりあえずやめてみる」ことをお薦めします。
これ、意外と効果があるんです。
やめたら、何の支障もなく仕事が回った、
自分も数々の昔から続く伝統の作業を「とりあえずやめて」きました。
その結果、
もちろん最初は抵抗されましたけどね。
営業活動にしても「ハッピーコール」とよばれるお客さん回り(
んよ。
それはこまめな電話に置き換えたほうがいいと思います。
移動の時間ってものすごくかかっているんです。
人件費から見てみると、移動に給料を払っているようなものです。
ハッピーコールをなくすとこのコストが下がります。
ただ、そこはうまくやらないとお客さんとの親密度が下がり、
冒頭で紹介した集中すべき「急がないが重要な仕事」
余談ですが、昔、信長の野望というゲームがありました。
このゲームの考え方はお客さんにあてはめるととても面白いです。
なにせほっとけばロジックでコンピュータの部下がどんどん自分か
コンピューターは人間と違って我慢してくれませんから、わかりやすいのでこのゲームはマネジメント・営業などの訓練になります。