こんにちは！
仕事がたくさんありすぎて帰ることが出来ない！
そんな人はいませんか？
私の会社にもそんな先輩がいます。
その人は、サービス残業をしています。タイムカードを押した後に仕事をするのですね。
どうして工夫して早く帰らないんだろう？というのが素直な感想です。
今日は定時で帰りながらパフォーマンスを上げるやり方をまとめて行きます。
何に時間がかかっているのかを知る
自分のタイムスケジュールを書き出す。これは、まず最初にやってほしいことです。
一体なにに時間がかかっているのか。
これです。
これが解れば、個別に解決策を見いだして行くことが出来ます。
お医者さんは患者の体をよく知らないと病気を治せません。
その為にまず検査しますよね。
それと同じようにまず時間を把握することが大事になってきます。
自分のタイムスケジュールを書き出してみる
というわけで、自分のスケジュールを書き出してみましょう。
ノートや紙に、線を引っ張り、出勤時間から退社時間まで一時間単位で目盛りをふっていきます。
そこにやったことを書き込んでいきます。
なるべく細かく書き込んだほうが後々よいです。
そうすると、なんとなく無駄が見えてきませんか？
無駄な作業には以下のようなものがあります。
無駄な作業の具体例
無駄な作業例としては
- その都度動いている（何かの作業やちょっとした用事）
- 電話が長い
- 移動時間が長い
- すごく時間がかかる作業がある
などです。
上記の解決案をこの例えでいうと、
- その都度動いている→まとめてこなす
- 電話が長い→ビジネスと割りきり、早く切る
- 移動時間が長い→なるべく最適なルートで動く
- 時間のかかる作業→止められないか検討、パソコンで自動化出来ないか考える
ということが基本になってきます。
これだけでだいぶ仕事が早くなります。
その都度動くのをやめ、まとめて動こう！
プリントする度にプリンターのところへ行って、またプリントしてプリンターのところへ取りに行ったり。
また、何かの用足しにその都度動く。
あなたはこんなことをしていませんか？
歩いてその場所へ移動するにも時間がかかります。
また、その他の作業でもまとめて行えば効率的になります。
作業が途切れ途切れになると、作業の仕方を思い出す時間が無駄になります。
また、１つの仕事に没頭していると仕事は速くなります。
集中して１つの仕事を終わらせることが大切です。
電話は早く切る
電話は意外とあっという間に長い時間がかかるものです。
また、電話していると仕事をした気分になります。
なので電話はなるべく簡潔に済ませましょう。
別に電話の相手と話すことが楽しいわけではないはずです。
仕事はレクリエーションではありません。
さっさと電話を切って、話したい人との通話を楽しみましょう。
移動を効率化
外出したときの移動時間は、仕事の中でもかなりの部分を占めます。
それも仕事のうち、と思っていたら危険です。
なぜなら移動の時間は何も付加価値を生まないからです。
しかし電話、メールなどではいまいち成果が上がらないものです。
商談で直接会うことで、メールなどの何倍もの成果をあげることもあります。
なのでとにかく移動は無駄だと意識することからはじめましょう。
なんだ、結局精神論か、と思われたかもしれません。
しかしわかってやっているのとわからずにやっているのでは結果はずいぶん変わるものです。
ぜひ意識して動くようにしましょう。
移動時間にインプットとアウトプット
いつも最小の移動距離が出来ればいいのですが、時にはジグザグに、非効率に移動することもあると思います。
そんなときは移動時間にインプットやアウトプットをしましょう。
移動時間に本を読む、オーディオブックを聴くなどインプットの時間にあてるというのはいかがでしょうか。
また、電車など運転が不要な移動なら、アウトプットするのもいいですね。
会議の資料や報告書などの下書きをスマホで済ませてもいいですね。
ゴールデンタイムに集中して処理する。
自分の一番冴えている時間帯（ゴールデンタイム）に集中して難しい仕事、あるいは自分の本分の仕事をやるべきでしょう。言わずもがなのことですが、それを意識して行うことが重要です。
出来ればその時間にその日の仕事は全部終わらせるつもりで行いたいものです。
そうすればその後は創造的な仕事に時間を使えます。
ただ、その時間もあまり電話の鳴る時間だと集中が途切れてしまいます。
秘書のいるような方は秘書に電話をブロックしてもらうことも出来るでしょう。
そうではない方は電話がならない時間に自分の集中力を合わせていく段取りも必要です。
大概朝の早い時間が向いていると思います。
それと一週間で考えてみてこの曜日に溜まった仕事を処理すると考えるのもゴールデンタイム集中の一つです。
休み明けは忙しいとか、週末は暇だとか。
職場によっていろいろありますよね。
このパターンを自分の中で持っておくと良いと考えます。
４つのマトリックスでやらなくてもいい仕事を見つける
七つの習慣という本に四つのマトリックスが出てきます。
緊急度と重要度の４つの事象で区切るものです。
以下のようなものになります。
- 緊急度が低く、重要度が低い
- 緊急度が高く、重要度が低い
- 緊急度が高く、重要度が高い
- 緊急度が低く、重要度が高い
上記のような４つです。
上記のマトリックスに照らし合わせ、一度仕事を振り返る必要があります。
忙しがっているだけの人は、やってもあまり利益に貢献しないような仕事まで一生懸命になってやっています。
これが大きな間違い。
基準は「利益に貢献するか・しないか」です。
この基準に照らし合わせ、かかる時間の割に利益にならないものは大胆にやめていくです。
とりあえず「やめてみる」
とはいっても、やめていいのかどうか迷うものです。
その時は「とりあえずやめてみる」ことをお薦めします。
これ、意外と効果があるんです。
やめたら、何の支障もなく仕事が回った、別に売り上げは落ちなかった、など、目から鱗が落ちることがたびたびあります。
自分も数々の昔から続く伝統の作業を「とりあえずやめて」きました。
その結果、今ではそれが社内のスタンダードとなっていることも多々あります。
パソコンをフル活用する。
ルーチンの仕事はエクセルなどがワンクリックでやってくれる可能性があります。
これは知っている人には言わずもがなですが、意外と４０代、５０代の人で営業ばかりやっていた人はそのことに気が付いていません。
エクセルにはＶＢＡ（ビジュアル・ベーシック・アプリケーション）という機能が備わっています。
これはルーチンワークをエクセル上で一度やってみせると、コンピュータが自動でプログラムを書いてくれて、次回の作業の時に再現してくれるというありがたい機能です。
パソコンで発注を半自動化
私は発注というものを半自動化しています。
以前の発注は、在庫が少なくなるたび、「さて、いくつ発注しようか」と考えて数量を決めていました。
そしてその都度同じ結論に至っていたのです。
それは「一か月で売り切れる量を発注する」ということでした。
これがわかったとき、雲が晴れるように頭の中が整理されはじめ、エクセルでの発注書のイメージが広がりました。
つまり簡易的に前月の出荷数を参考に発注すればいいわけです。
発注タイミングは？
もう一つ大事なことが発注のタイミングでした。
一体何ケースになったら発注をかければ欠品しないのか。
これも答えはシンプルでした。
リードタイム、つまり発注をかけてから届くまでの一日当たりの数量を、先月の実績から引っ張り、リードタイム日数分+予備の在庫に達したら、発注すればいい。
こんなやり方で、毎日大変な時間をかけていた発注業務が、あっけないほど短時間でできるようになりました。
ＶＢＡ以外にもVlookupという関数やＣｔｒｌ+Ｆでダイアログボックスが開く検索機能など、これぞコンピュータという機能がエクセルには備わっています。
計算・検索・付け合わせ・自動化。こんな便利なエクセルをフル活用しない手はありませんよ。
早く帰ると「サボっているように思われる」？！
ただ、仕事が早く終わるということは、「楽をしている」とみられる可能性もあります。
僕なんかは毎日夕方５時に退社していたら、どんどん仕事が増えていきまして、そろそろブレイクアウト（突き抜け）しないと、厳しくなってきましたよ。
19世紀の鉄鋼王、アンドリュー・カーネギーがこう言っていました。
「人に仕事を任せるようになってから自分は進化した」と。
人に仕事を任せるのは責任逃れではないか、と思っていましたが、どうやら違ったようです。
正確に言うと「自分でやらなくてもいいような仕事」を人に任せるのです。
そうすると自分は自分の本分である仕事に集中出来るようになります。
これが自分の仕事を進化させ、効率をアップさせる秘訣なんです。
残業で消耗しないためにはこんなことも大切なんです。
私ももどんどん任せていますよ。
ついつい自分でやればいいや、なんて思っちゃうんですよね。
自分でやる、聞こえは確かにいいです。働き者だと周りから尊敬されるかもしれません。だけど、それは
人に頼むという嫌な作業から逃げていることになります。
人を上手く使って仕事を配分していくという感覚にも欠けていると思います。
結局マネジメントに登るための訓練が失われるんです。人に任せないと。
だからどんどん出来る人に仕事を任せましょう！
私なんか「プロの◯◯さんに頼みたい！」とか「さすが！」と褒めちぎって任せていますよ。
いいんです。それが彼らの仕事なんだから。
終わりの時間を決める。
どんな仕事においても「この仕事は◯時◯分までに終わらせる」と決めることが大切です。
この「終わりの時間」を区切ることによって、「時間はコスト」という意識が身についてきます。
それと「スケジュールを把握する」という感覚も養いたいです。
スケジュールを大体頭の中で思い描きながら日々の仕事をすることによって、計画性が身についてきます。
この計画がずれないようにするために「終わりの時間」が必要になってきます。
そして大体の一日のスケジュールを決めていきます。もちろん突発の仕事が舞い込むことは多々ありますのでアソビの時間は必ず見積もります。
最終的には定時の時間の１時間前くらいに仕事が終わるように組み立てるようにします。
こうすれば時間が押したとしても定時くらいには仕事が終わるようになります。
もし計画通りに進んで定時より早く仕事が片付いた場合は、より仕事が早く終わるような段取りを考えます。
また、仕事が速くなるようなシステム作りをしたりするとよいでしょう。
でも時には定時に帰れないこともあります。
そんな時には受け入れる覚悟も必要です。
総務や経理などの仕事ではない人はどうしても計画通りに仕事が進まないことが多いです。
しかしコツコツと積み重ねていけば必ず今の仕事量を短時間で処理出来るようになります。
ただ、早く帰っていると上司によって仕事量を増やされる可能性は十分にあります。
頑張って早く処理しているのに上司の目には仕事が足りない、という風に映るのでしょうね。
次回はこの「上司問題」に切り込んでみたいと思います。
上司を黙らせる
こんにちは。
今まで残業を自分の処理能力をアップさせて早く帰るということに焦点をあてて書いてきました。
しかし、三途の川の鬼のように、積み上げた石を崩す存在がいます。
それは「上司」。
厄介ですよねぇ。段取りが良くなるほどに仕事を増やすんですから。
自分の努力は一体何だったのか、と思います。
営業をやっている僕なんかも残業しないでさっさと帰っていたら、どんどんと仕事が増え、今では売上ベスト１０のお客様のうち、５つのお客様を担当しています。
営業担当は５人いるのにちょっと歪（いびつ）な構造･･･
これは日本で結果を残しながら定時で帰ることの難しさを示しています。
これはですね、兎にも角にも自分がいけないのです。
仕事の配分の仕組みをはっきりと認識していなかったのですね。
これは対策を施さないと･･･
僕は忙しいアピールをしました。
例えば社内にいる時に集中して電話の要件をこなます。
そして引っ切り無しに電話をかけている印象を事務所内に残します。
あるいは外回りの出発時間を速め、もどる時間を遅くしてみたり。
営業時間遅い時間に帰ってくるのはとれもよいアピールになります。
仕事している感が出るのですね。皆が帰社してデスクワークをしているところへ帰ってくると目立ちますし。
こうすることで、同僚に「ちょっと担当数多いよね」と言われるようになりました。
あるいは直接上司に「ちょっと担当数が多いと思います」というのもよいでしょう。
おそらくはじめは「そんなことないでしょ」とあしらわれるでしょう。
しかし何度も言っているうちにボディーブローのように効いてきます。
ただ、僕の場合は「それなら自分（上司）が担当しているところと交換しよう」と言われました。
だから難しいのですけどね。
でも言わないとほんとに世の中変わらないので言ってみるべきです。
全ては行動からスタートするのですから。
終わりに
冒頭で「早く帰るための努力は一体何だったのか･･･」と書きましたが、これで身につけた努力というのは一生ものです。
このスキルをもってすれば絶対に他の人間に負けるはずがないんです。
究極的には独立してしまえば残業という概念自体が消滅するのですが。
家族や守るべきものがある中では、難しいことです。
人生の中で家族を持たない、家を持たない、車を持たないというのは楽に生きられるという意味で一つの選択肢と言えそうです。
以前のブログにも書きましたが、一日のタイムスケジュールを細かく書き出すことによってスケジュールを客観的に見ることができると思います。
段取りを進化させるものとして
勉強を積み重ねていくことが大切です。
・段取りの本を読む→段取り力 /齋藤孝
・論理的思考力を養う→コンピュータープログラミングを勉強したり、ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル (Best solution)の本を読む
・コンピュータ、エクセルのマクロを勉強・プログラミングを勉強する→結果論理的な思考力が身につくということにつながります。
残業は出来ればしたくないものです。
サービス残業なら尚更ですね。
とはいっても黙っていても売上が増える時代でもありません。
努力して、勉強しないと生き残れない時代になってきています。
大前研一さんも「３５歳を過ぎたら目標を決めて、それに向かって努力出来なければ取り残されるだけだ」というようなことをおっしゃっていました。
努力、勉強するにも時間が必要です。
サラリーマンの皆さん、残業で消耗している場合じゃないんです。
残業している時間にも、世の中はすごいスピードで流れていきます。
今や販売員もロボットが登場し、しかもそれがおべっかを使わない本音を言ってくれる、ということで好評だとか。そうすると販売員の仕事は極端に減るわけです。
あるいは自動運転車が道路を走るようになると運転手の仕事もなくなるかもしれません。
その時にシステムに使われる人間になっているのか、それともシステムを造る人間になっているのか。
残業の時間をなくして考えるべきです。
ビル・ゲイツさんの予言する「創造的ではない仕事はコンピューターに置き換わる」時代がすぐそこまで来ているのですから。